3 soorten agenda’s: welke te gebruiken?
De eerste keuze bij het opzetten van een nieuwe agenda is welk type u wilt gebruiken. Een reserveringsproces kan enorm verschillen per toepassing of bedrijf. Daarom biedt SuperSaaS drie verschillende soorten agenda’s, zodat u het reserveringsproces zo goed mogelijk kunt laten sluiten op uw specifieke behoefte.
De drie agendatypes zijn de Capaciteitsagenda, resource agenda en de service agenda. De agendatypes overlappen in functionaliteit en voor bepaalde toepassingen zijn verschillende types geschikt. Uw gebruikservaring zal het beste zijn u een type kiest dat het beste aansluit op uw toepassing.
Gebruik een capaciteitsagenda om groepen in te plannen
Om de verschillende types agenda’s te onderscheiden kunt u eerst de volgende vraag beantwoorden: “Hoeveel mensen moeten een plaats kunnen reserveren voor deze gelegenheid?” Als het antwoord op deze vraag meer dan 1 is, kunt u meestal het beste gebruik maken van een capaciteitsagenda.
Voorbeelden van situaties waarin meerdere gebruikers reserveringen kunnen maken voor een evenement op hetzelfde moment en waarbij een capaciteitsagenda het meest toepasselijk is:
- Studenten die zich inplannen voor een les
- Deelnameregistraties voor een conferentie
Voorbeelden van situaties waarin een capaciteitsagenda niet de beste keuze is, maar waarbij u beter gebruik kunt maken van een resource- of service agenda:
- Een afspraak maken met een consultant (één klant per afspraak)
- Een salon met meerdere therapeuten (klanten kunnen gelijktijdige afspraken maken, maar niet met dezelfde therapeut)
- Bootverhuur met meerdere boten (gebruikers hebben waarschijnlijk niet allemaal dezelfde begin- en eindtijd)
De resource agenda zal in de meeste andere gevallen van toepassing zijn
Het verschil tussen een resource- en een service agenda zit voornamelijk in het reserveringsproces. Zoals de naam al verraadt, is een resource agenda gericht op middelen — docenten, boten, ruimtes — die slechts één keer per tijdseenheid gereserveerd kunnen worden. De agenda toont de beschikbaarheid van het middel en de gebruiker kiest een beschikbare plek. De service agenda daarentegen, is gericht op het aanbieden van diensten. Hierbij selecteert de gebruiker eerst de dienst die van toepassing is — een les, een ritje, een schoonheidsbehandeling — waarna de agenda alle plekken toont die beschikbaar zijn voor deze service. (De beschikbare ruimte kan eventueel afhankelijk worden gemaakt van gekoppelde middelen).
We raden aan om te beginnen met het aanmaken van een resource agenda. De resource agenda is in de meeste gevallen van toepassing, hoewel een service agenda voor specifieke toepassingen beter werkt. De resource agenda moet alle schaarse middelen bevatten die betrokken zijn bij het reserveringsproces. Schaarse middelen zijn bijvoorbeeld kamers, boten, consultants, apparatuur, etc. Als u een agenda maakt om mensen een afspraak te laten maken met uzelf dan bent u het schaarse middel. Middelen die niet schaars zijn kunt u weglaten. Als bij een afspraak bijvoorbeeld een vergaderkamer nodig is, maar er zijn altijd genoeg vergaderkamers, dan is er geen reden om die op te nemen.
De service agenda heeft een aantal unieke eigenschappen
De onderscheidende eigenschap van de service agenda is dat deze rekening kan houden met de beschikbaarheid van middelen in andere agenda’s. Indien een service afhankelijk is gemaakt van de beschikbaarheid van andere middelen, controleert dit type agenda voor elk tijdstip of alle onderliggende benodigde middelen beschikbaar zijn. Een beperking is dat een service agenda geen reserveringen van variabele lengte of repeterende reserveringen accommoderen, wat bij een resource agenda wel kan.
Voorbeelden van situaties waarin een service agenda nodig is:
- Meerdere middelen zijn nodig voor een reservering. Bijvoorbeeld: voor een behandeling is de beschikbaarheid van een behandelkamer en een therapeut op hetzelfde moment nodig.
- Verschillende diensten hebben verschillende middelen nodig. Bijvoorbeeld: een bepaalde behandeling kan alleen door een specifieke arts worden uitgevoerd.
- Een dienst vereist dat iets anders bezet is. Bijvoorbeeld: een dienst om ouderen te helpen is alleen beschikbaar als een vrijwilliger zich eerst heeft opgegeven om te helpen.
Om een service te kunnen definiëren die afspraken maakt in andere resource agenda’s moet u eerst die resource agenda’s opzetten.
Meerdere agenda’s combineren
Door een service agenda te koppelen aan andere agenda’s, kunnen complexe reserveringsprocessen gemaakt worden.
Naast de mogelijkheid om bij een dienst aan te geven welke middelen nodig zijn met bijvoorbeeld “Therapeut 1” en “Kamer 2”, kunt u ook instellen dat “Therapeut 1” of “Therapeut 2” en “Kamer 2” nodig zijn. Doordat Therapeut 1 en Therapeut 2 allebei een aparte agenda kunnen hebben is het ook mogelijk om een persoonlijke Google Agenda te synchroniseren per therapeut. Voor verdere mogelijkheden zie het hoofdstuk over het combineren van agenda’s.
Welke agendatype gebruikt u waarvoor?
Bij het aanmaken van een nieuwe agenda in SuperSaaS wordt ik gevraagd te kiezen uit drie verschillende types.
Welke heb ik nodig?
Ik wil dat mijn gebruikers een afspraak kunnen maken …
(beschrijf waarvoor u het wilt gebruiken)
Aangezien u onbeperkt agenda’s kunt aanmaken en verwijderen kunt u gerust meerdere agendasoorten uitproberen en achteraf de ongebruikte verwijderen. Alle instellingen van een agenda, behalve het agendatype, kunnen achteraf worden aangepast. Op de pagina met Voorbeelden is van ieder type agenda een voorbeeld te vinden.
| Use case | Agendatype |
|---|---|
| U wilt dat leerlingen zich kunnen opgeven voor een les | Capaciteit |
| U wilt deelnemers zich laten inschrijven voor een evenement | Capaciteit |
| U wilt werknemers vergaderzalen laten boeken | Resource |
| U wilt uw gebruikers de lengte van de afspraak laten bepalen | Resource |
| U wilt de beschikbaarheid tonen van uw vakantiehuisje | Resource |
| U wilt een beamer kunnen reserveren bij de vergaderkamer | Service |
| U wilt dat een plek pas beschikbaar komt als een andere vol is | Service |
| U wilt één of meerdere agenda’s en middelen combineren | Service |
Tips voor gevorderden
Het systeem biedt buitengewoon veel flexibiliteit als het gaat om het configureren van het reserveringsproces. Hieronder vindt u een aantal tips voor gevorderden met betrekking tot de configuratiemogelijkheden van het systeem voor specifieke situaties.
Beperkte beschikbaarheid
Op een resource- of service agenda kan de gebruiker overal reserveren, behalve op de plekken waar u heeft aangegeven dat dit niet kan, terwijl op een capaciteitsagenda nergens geboekt kan worden, behalve op de plekken waar u heeft aangegeven dat dat wél kan. Als u slechts uit een beperkt aantal beschikbare data wilt laten kiezen dan kan het handig zijn om een capaciteitsagenda te nemen waarbij u de capaciteit op één instelt. Dat is minder werk dan alle niet-beschikbare ruimte te moeten blokkeren.
Losstaande service agenda
Het is mogelijk om een service agenda te maken die niet gekoppeld is aan een resource agenda. Als er geen middelen worden gekoppeld aan de beschikbaarheid van de service agenda, kunnen er theoretisch een onbeperkt aantal mensen een afspraak maken voor hetzelfde tijdstip. Dit is maar zelden zinvol. De service agenda heeft daarom een optie die er voor zorgt dat afspraken niet mogen overlappen. In dat geval gedraagt de service agenda zich eigenlijk als resource agenda. Dit kan handig zijn als u maar één middel heeft, maar de weergavemogelijkheden van de service agenda u beter uitkomen.
Een groep identieke middelen als één entiteit presenteren
Een service agenda kan gebruikt worden om een groep identieke middelen als één entiteit te presenteren. Dit is bijvoorbeeld nuttig als u 20 boten te huur heeft en u wilt niet dat de klant een specifieke boot uit hoeft te kiezen. U heeft de keuze om het systeem willekeurig een boot te laten kiezen, of om de boten uit te geven in een vaste volgorde. Een detailuitleg is te vinden op de pagina over het combineren van agenda’s.
Eén middel in twee verschillende service agenda’s weergeven
Omgekeerd is het ook mogelijk om één middel in twee verschillende service agenda’s weer te geven. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden om verschillende agenda’s te tonen aan leden en niet-leden van een club. De leden zouden bijvoorbeeld een andere prijs kunnen betalen of langer van tevoren mogen boeken. Een ander voorbeeld is een consultant die op twee verschillende plaatsen werkt. Op die manier kan hij voor iedere locatie een agenda maken toegesneden op die klant, en toch voorkomen dat twee klanten op hetzelfde tijdstip boeken.
Naar de volgende pagina: Uw reserveringsproces uitproberen