Beheren wie toegang heeft tot de agenda

Waarschijnlijk wilt u alleen bepaalde mensen toegang geven tot uw agenda, zodat niet zomaar iedereen de agenda kan inzien of afspraken kan aanmaken. Het is overigens wel mogelijk om de agenda voor iedereen open stellen. U kunt zelf precies instellen wie uw systeem mag gebruiken, welke informatie ze mogen zien en wie informatie mag wijzigen. De uitgebreide toegangsbeheeropties maken dit een van de meer complexe onderdelen van het SuperSaaS-systeem. We adviseren u dan ook om het systeem altijd even als gebruiker uit te testen om te controleren of de juiste informatie zichtbaar is.

Drie categorieën gebruikers

SuperSaaS onderscheidt drie categorieën gebruikers: beheerders, gebruikers en ‘superusers’. Een account heeft altijd één beheerder, normaal gesproken de persoon die het account aanmaakt en beheert. De beheerder heeft de volledige controle over alle account-, agenda- en gebruikersinstellingen.

Gebruikers zijn de mensen die uiteindelijk gebruik maken van de agenda’s in uw account. Bijvoorbeeld uw klanten, leden of studenten. U kunt er voor kiezen om gebruikers eerst in te laten loggen of toestaan om afspraken in te plannen zonder in te loggen. Als u meerdere agenda’s in uw account heeft hoeven gebruikers zich maar een keer te registreren. Met deze gegevens kunnen ze op alle agenda’s inloggen.

Als beheerder kunt u er voor kiezen om een of meerdere ‘superusers’ aan te wijzen en hen van additionele rechten te voorzien om de agenda’s en reserveringen te managen. Zo kunt u superusers wijzigingen laten maken in instellingen, reserveringen laten aanpassen en namens andere gebruikers laten handelen. Tenslotte kunt u via gebruikersgroepen de toegang van gebruikers en superusers beperken tot specifieke agenda’s.

Wie mag zich opgeven als gebruiker?

Alle instellingen met betrekking tot registratie voor het gebruiken van uw agenda’s vindt u onder Toegangsbeheer. Echter, deze instellingen zijn alleen van toepassing als u op de agenda heeft ingesteld dat gebruikers zich moeten registeren. Als u gebruikers afspraken laat maken zonder registreren dan hebben de instellingen op deze pagina geen effect. Op deze pagina kunt u het registratieproces ook vormgeven; welke stappen moet een gebruiker doorlopen bij het aanmaken van een gebruikersaccount? Houd er rekening mee dat gebruikers die zich voor een account aanmelden in principe toegang hebben tot alle agenda’s die bij dit account horen. In de praktijk hebben ze daar natuurlijk wel de URL van een agenda voor nodig om er naartoe te navigeren. Als u voor verschillende agenda’s een ander registratieproces wilt gebruiken, dan zou u meerdere SuperSaaS-accounts kunnen aanmaken.

Wat mogen gebruikers doen in de agenda?

Op het tabblad Toegang op de configuratiepagina bepaalt u of gebruikers zich moeten registreren om uw agenda te gebruiken. Hier kunt u instellen wat gebruikers (en superusers) mogen doen in de agenda met betrekking tot het toevoegen, wijzigen en verwijderen van reserveringen. Ook kunt u hier instellen welke informatie over reserveringen zichtbaar is voor normale gebruikers. Als beheerder ziet u altijd alle informatie.

Toegangsbeperkingen instellen via Gebruikersgroepen

Standaard hebben alle gebruikers binnen een SuperSaaS account toegang tot alle agenda’s in dat account. Als u de toegang tot een specifieke agenda wilt beperken tot een bepaalde groep, dan kan dat door gebruikers in te delen in gebruikersgroepen. Bij iedere agenda kunt u ook een gebruikersgroep instellen. Het resultaat is dat alleen de gebruikers uit die groep de agenda dan nog kunnen gebruiken. Verder is het ook mogelijk om via gebruikersgroepen een werkwijze in te stellen waarbij gebruikers moeten wachten op goedkeuring voor ze een afspraak kunnen maken.