Het reserveringsproces aanpassen

Mogen gebruikers herhalende reserveringen maken? Is betaling of goedkeuring vereist voor het maken van een afspraak? Moeten nieuwe afspraken bevestigd worden? Naar wie? En wilt u ook nog een herinnering sturen? Iedere stap in het reserveringsproces is aan te passen.

Herhalende reserveringen

Standaard kunnen gebruikers maar één reservering per keer maken. Met de Resource- en Capaciteits- agenda’s is het echter mogelijk om gebruikers toe te staan om herhalende reserveringen te maken.

Resource agenda

Navigeer naar Configureren > Proces
Selecteer de optie Voeg een “Herhaal” mogelijkheid toe bij het maken van nieuwe reserveringen
Klik op Wijzigingen opslaan

Als gebruikers een reservering maken zien ze nu de optie om de reservering dagelijks, wekelijks, tweewekelijks, maandelijks op datum of maandelijks op dag te herhalen tot een (verplichte) einddatum.

Capaciteitsagenda

Als u een nieuwe opening aanmaakt op een capaciteitsagenda, kunt u als beheerder (of als superuser) bepalen of de reservering dagelijks, wekelijks, tweewekelijks, maandelijks op een specifieke datum of maandelijks op een specifieke dag herhaald moet worden, tot een bepaalde einddatum. Dit maakt het eenvoudig om reserveringen te ontvangen voor bijvoorbeeld een wekelijkse cursusavond. Alleen als de opening een herhalende opening is en de agenda-instellingen het toelaten om herhalende reserveringen te maken kunnen gebruikers dit ook daadwerkelijk doen.

Om gebruikers toe te staan om herhalende reserveringen te maken op een capaciteitsagenda onderneemt u de volgende stappen:

Navigeer naar Configureren > Proces
Afhankelijk van of u wilt dat men altijd een serie openingen in een keer moet reserveren of dat men ook losse openingen mag reserveren, kies de optie die van toepassing is onder Mag een gebruiker repeterende reserveringen maken?
- Ja, als de opening repeteert dan kan de gebruiker zich voor meerdere tegelijk inschrijven, of
- Ja, als de opening repeteert dan moet de gebruiker zich voor de hele serie inschrijven
Klik op Wijzigingen opslaan

Houd er rekening mee dat het systeem niet toestaat om openingen of reserveringen meer dan 52 keer te herhalen. Dit is om te voorkomen dat gebruikers een oneindige serie reserveringen maken, wat er voor zou zorgen dat u ineens over de limiet van uw pakket heen gaat.

Als u reserveringen meer dan 52 keer wilt herhalen kunt u simpelweg naar de laatste reservering in de serie gaan. Als u op bewerken klikt, ziet u opnieuw de optie om de reservering te herhalen, enzovoort. Bij een capaciteitsagenda gaat u naar de laatste opening en klikt u op Opening wijzigen.

Houd er rekening mee dat als betaling vereist is voor reserveringen, gebruikers bij het maken van herhalende reserveringen gevraagd zal worden om alle reserveringen in een keer te betalen.

Betaling en goedkeuring

Afhankelijk van hoe u uw agenda wilt gebruiken, wilt u wellicht reserveringen goedkeuren voordat deze definitief bevestigd worden aan gebruikers. Of misschien wilt u eerst een betaling ontvangen. Via Configureren > Proces, onder Betaling of goedkeuring vereist?, kiest u de optie die van toepassing is.

De optie Geen betaling of goedkeuring nodig is standaard geselecteerd. Als u reserveringen zelf handmatig goed wilt keuren selecteert u de optie Vraag goedkeuring van de beheerder voordat bevestigd wordt. Nu zijn reserveringen niet definitief voordat u als beheerder (of een superuser) de reservering heeft goedgekeurd. Pas daarna zal er een bevestiging gestuurd worden (als u dit heeft ingesteld). Op de agenda zijn reserveringen die nog niet zijn goedgekeurd lichter gekleurd en gemarkeerd met een P in lijst overzichten, zoals de agendapagina de gebruiker. Als u deze optie selecteert, verschijnt er ook een nieuwe optie, Stuur een e-mail naar de beheerder voor ieder goedkeuringsverzoek. Vink deze optie aan als u per e-mail op de hoogte gesteld wilt worden van nieuwe reserveringen.

Als u een of meer superusers ook graag een notificatie of een dagelijks overzicht wilt sturen, dan kunt u dit doen via Moeten we nog iemand anders op de hoogte stellen van een nieuwe of gewijzigde reservering? Zie hieronder voor meer informatie.

Let er op dat de optie om reserveringen die door een superuser of de beheerder zijn gemaakt standaard op ‘automatisch goedkeuren’ staat.

U kunt er ook voor kiezen om te vragen om een (gedeeltelijke) betaling en automatisch reserveringen goed te keuren (en te bevestigen) als de betaling is voldaan. Dit kunt u doen door de optie Betaling voltooien voordat verder gegaan wordt te selecteren. Als u gebruikers de optie wilt bieden om later te betalen, kies dan voor Vraag om betaling, maar sta de gebruiker toe achteraf te betalen. Meer informatie over het instellen van het betalingsproces is te vinden in de sectie Betaling.

Als u een gebruiker “ongelimiteerd krediet” heeft gegeven, dan worden reserveringen van deze gebruiker automatisch goedgekeurd. Dit kan een handige manier zijn om bepaalde gebruikers vrij te stellen van goedkeuring. Om iemand ongelimiteerd krediet te geven, schakelt u eerst het kredietsysteem aan via Betaalinstellingen.

Bevestigingen en herinneringen

Met SuperSaaS kunt u e-mail en/of sms-notificaties en herinneringen sturen. Deze kunnen gebruikt worden om reserveringen te bevestigen aan gebruikers en om uzelf op de hoogte te houden van nieuwe of aangepaste reserveringen.

Bevestigingen

Door de optie Stuur een bevestiging te selecteren onder Configureren > Proces, kunt u gebruikers een bevestiging sturen zodra een reservering is goedgekeurd. Gebruikers zullen ook een notificatie ontvangen van latere wijzigingen die gemaakt worden in de reservering of als de reservering verwijderd wordt. Als u gebruikers zelf wilt laten kiezen of ze wel of geen bevestiging willen ontvangen, selecteer dan de optie Laat de gebruiker kiezen of er een bevestiging gestuurd wordt.

Om er voor te zorgen dat notificaties goed aankomen, wilt u wellicht dat e-mailadressen van gebruikers bij de registratie geverifieerd worden. Dit kunt u instellen via Toegangsbeheer. Als u niet met registratie werkt, zorg er dan voor dat het e-mailadres van gebruikers wordt gevraagd bij het maken van een reservering en schakel de optie Gebruik e-mailadres als loginnaam op de Toegangsbeheer-pagina uit.

De sectie Dagelijks gebruik geeft u meer informatie over bevestigingen als u namens gebruikers handelt.

Let er op dat de meeste notificaties niet worden verstuurd als u bent ingelogd als beheerder. Dit zou er voor zorgen dat uw e-mail box al snel vol loopt als u met het systeem aan het werk bent. Om er zeker van te zijn dat u de juiste notificaties ontvangt, logt u eerst in als een normale gebruiker, zoals hier wordt uitgelegd.

Herinneringen

Naast e-mail bevestigingen, kunt u gebruikers ook herinneringen sturen voor een afspraak of reservering. Als u een sms gateway heeft ingesteld (zie hieronder), dan kunt u kiezen tussen e-mail of sms-herinneringen. Als u kiest voor sms-herinneringen, zorg er dan voor dat u vraagt om een mobiel nummer bij de registratie en/of reservering. De meeste sms notificatie-opties zijn overigens niet zichtbaar tenzij u de sms gateway al heeft ingesteld.

Het systeem biedt ook een optie om gebruikers een vervolg-e-mail te sturen na de afspraak of reservering. Als u deze optie heeft geactiveerd kunt u de tekst van de e-mail aanpassen via Configureren > Uiterlijk (zie ook E-mail berichten aanpassen).

U kunt deze vervolg-e-mail ook gebruiken als een tweede herinnering, door een negatief getal in minuten, uren, dagen, weken of maanden voor de start van een reservering in te voeren.

Een sms gateway instellen

Om sms-notificaties te sturen, dient u eerst een sms gateway in te stellen. SuperSaaS verkoopt zelf geen sms-krediet, maar biedt verschillende opties voor integratie met nationale en internationale sms-aanbieders (hieronder ziet u een selectie, op de configuratiepagina in uw account staan alle opties).

Zodra u een account heeft aangemaakt bij een van de aanbieders, dient u uw account gegevens zoals gebruikersnaam en wachtwoord onder sms instellingen in te voeren. Als uw sms-aanbieder vraagt om een gateway type, selecteer dan HTTP.

Als de sms-aanbieder van uw keuze niet voorkomt in het dropdown-menu, dan is het soms nog mogelijk om de sms provider te koppelen via een webhook. U kunt ook contact opnemen met SuperSaaS support om de aanbieder op de wensenlijst te laten zijn voor een toekomstige versie.

U activeert de sms gateway door de optie sms Gateway inschakelen te selecteren en de wijzigingen op te slaan. Het SuperSaaS systeem zal vervolgens uw account gegevens verifiëren bij uw sms-aanbieder. Een statusbericht bovenaan de pagina geeft aan of dit proces succesvol is verlopen.

Andere notificaties

U kunt het systeem instellen om u of anderen een notificatie te sturen van alle nieuwe of aangepaste reserveringen. Verder kunt u er voor kiezen om een notificatie per e-mail te ontvangen voor iedere individuele wijziging of dagelijks een overzicht met alle aanpassingen. Om deze e-mails naar meerdere personen tegelijkertijd te sturen, vult u de e-mailadressen gescheiden door een komma in onder Moeten we nog iemand anders op de hoogte stellen van een nieuwe of gewijzigde reservering?.

Als u een sms gateway heeft ingesteld (zie hierboven), dan kunt u ook notificaties van nieuwe of gewijzigde reserveringen naar een of meer mobiele nummers sturen. Dit is met name handig als u notificaties wilt ontvangen van wijzigingen vlak voor aanvang van een afspraak.

Het proces na het maken van een reservering

Via Configureren > Proces, kunt u ook aangeven waar gebruikers heen moeten worden gestuurd na het voltooien van een reservering. Standaard blijven gebruikers op de pagina waar ze vandaan kwamen. De nieuwe reservering wordt dan uitgelicht en boven de agenda is een bericht zichtbaar dat de reservering succesvol was.

Het proces bij het voltooien van een reservering

U kunt er ook voor kiezen om een gebruiker naar zijn eigen agendapagina te sturen, waar een overzicht staat van al zijn of haar toekomstige reserveringen. Het is ook mogelijk om gebruikers naar een andere URL te sturen na het voltooien van de reservering. Het is raadzaam om op een dergelijke pagina ook duidelijk aan te geven dat de reservering succesvol was. Als u gebruikers zomaar doorstuurt naar uw homepage zonder aan te geven wat er met de reservering is gebeurd kan dit verwarrend zijn.

Om het eenvoudiger te maken om succesvolle reserveringen te volgen, kunt u ‘autotekst’ $name, $id, $price, $slot_id, $e-mail of $full_name in de URL toevoegen, wat automatisch wordt vervangen door de bijbehorende loginnaam, ID, prijs, opening ID, e-mail of volledige naam. Op uw eigen server kunt u dan deze informatie uit de binnenkomende URL verwerken.

Via Layout Instellingen kunt u specificeren naar welke URL uw gebruikers toe gestuurd moeten worden als ze uitloggen (of op uw logo klikken als u dit heeft ingesteld). Dit kan een andere URL zijn. Uw homepage is in dit geval waarschijnlijk wel een goede keuze.