Wat mogen gebruikers doen in de agenda?
Wat gebruikers mogen doen in de agenda wordt bepaald door de instellingen onder Configureren > Toegang. Hier kunt u specificeren wie de agenda mag zien en wie afspraken mag maken, wijzigingen en verwijderen. Ook kunt u aangeven welke details van andere afspraken zichtbaar zijn voor normale gebruikers. Als aanvulling op het toegangsbeheer van normale gebruikers kunt u op dit tabblad ook een superuser voor alleen deze agenda aanwijzen met aanvullende rechten.
Het bekijken en gebruiken van de agenda
De standaardinstellingen op dit tabblad hangen af van uw keuzes in de “Nieuwe agenda” instelhulp. De meest voorkomende keuze is dat iedereen de agenda mag zien, maar men moet inloggen om een afspraak te maken of wijzigen. Als u echter wilt dat alleen geregistreerde gebruikers de agenda mogen zien, dan selecteert u de optie onder Wie kan de agenda inzien? Let er op dat het systeem automatisch voorkomt dat u onlogische keuzes maakt. Als u bijvoorbeeld de optie selecteert dat alleen u of superusers wijzigen aan mogen brengen, dan zijn de Iedereen die kan toevoegen… opties onder Wie kan reserveringen wijzigen of verwijderen? niet meer te selecteren.
Let er op dat bovenstaande opties er iets anders uitzien als u bij Toegangsbeheer heeft gekozen voor toegang via een “gedeeld wachtwoord” of op basis van “IP-adres”.
U kunt er ook voor kiezen om gebruikers afspraken te laten maken zonder zich te registreren. Dit maakt het reserveringsproces eenvoudiger, maar zorgt er wel voor dat bepaalde features niet beschikbaar zijn, zoals het inzien van de geschiedenis per gebruiker. Met deze instellingen wordt het ook onmogelijk om misbruik tegen te gaan, zoals het vullen van uw agenda met nep afspraken. U kunt de instellingen overigens altijd achteraf wijzigen, mocht u tegen dergelijke problemen aanlopen. U kunt ongeregistreerde gebruikers hun afspraak laten wijzigen door een speciale link toe te voegen aan de bevestigings-e-mail.
Zichtbaarheid van details van de afspraak
Afhankelijk van waar u de agenda voor gebruik, wilt u vaak bepaalde gegevens van andere afspraken verbergen voor gebruikers. Met name in een commerciële omgeving is het belangrijk p, de privacy van klanten te waarborgen. Aan de andere kant wilt u bij een agenda die alleen voor intern gebruik bedoeld is, zoals het reserveren van een vergaderkamer, wellicht aan gebruikers laten zien wie de andere reserveringen hebben gemaakt.
U kunt kiezen uit vier detail niveaus, verschillend van het tonen van alle informatie tot geen enkel detail. Als e-mailadressen deel uit maken van de reserveringsdetails, kunt u ook voor de optie kiezen. In dat geval wordt alleen het gedeelte voor de @ weergegeven.
Bevoegdheden van superusers
Superusers die zijn toegevoegd via Gebruikerbeheer hebben superuser toegang tot alle agenda’s in uw account. Als u in plaats daarvan een superuser voor een specifieke agenda aan wilt wijzen, dat kunt u dit doen door zijn of haar loginnaam in te voeren via het tabblad Toegang of de betreffende agenda.
Naast de bevoegdheid om reserveringen te beheren, kunnen superusers additionele bevoegdheden hebben. U kunt, bijvoorbeeld, superusers toestaan om de vakantiedagen en openingstijden te wijzigen. Normaal gesproken is de beheerder alleen bevoegd om dergelijke instellingen te veranderen. Standaard mogen superusers op alle agenda’s aanpassingen maken, maar deze mogelijkheid kunt u inperken door gebruik te maken van gebruikersgroepen.