Toegangsbeperkingen instellen via Gebruikersgroepen

Standaard hebben alle gebruikers binnen een SuperSaaS account toegang tot alle agenda’s in dat account. Als u de toegang tot een specifieke agenda wilt beperken tot een bepaalde groep, dan kan dat door gebruikers in te delen in gebruikersgroepen. Aan iedere agenda kunt u ook gebruikersgroepen toekennen. Het resultaat is dat alleen nog gebruikers uit die groepen op de agenda kunnen. Verder is het ook mogelijk om via gebruikersgroepen een werkwijze in te stellen waarbij gebruikers moeten wachten op goedkeuring voor ze een afspraak kunnen maken.

Toegangsbeperking via gebruikersgroepen voor gewone gebruikers

Gebruikersgroepen aanmaken

De meeste instellingen met betrekking tot gebruikersgroepen worden pas zichtbaar nadat u tenminste één gebruikersgroep heeft aangemaakt. U kunt de link Gebruikersgroepen vinden bovenaan het scherm in Gebruikerbeheer. Een nieuwe groep maakt u door een omschrijving in te vullen en te klikken op Toevoegen.

Gebruikers toewijzen aan groepen

Nadat u tenminste één groep heeft gemaakt bestaat er op het scherm Gebruikerbeheer de mogelijkheid om gebruikers aan groepen toe te wijzen. Als u veel gebruikers in groepen wilt verdelen kan het handig zijn om uw gebruikersbestand te exporteren naar een csv-bestand, in een spreadsheetprogramma de kolom “Groep” aan te passen en ze daarna weer te importeren.

Als u de functie of groep van een superuser aanpast, wordt die overigens automatisch uitgelogd. De gebruiker moet dan opnieuw inloggen.

Agenda’s toewijzen aan gebruikersgroepen

Op de tab Configureren > Toegang van een agenda kunt u een optie vinden om de agenda’s te beperken tot specifieke groepen. Afhankelijk van de andere instellingen op de tab wordt de toegang voor gebruikers buiten die groep beperkt tot alleen lezen, of volledig geblokkeerd. Als de toegang volledig geblokkeerd is krijgen gebruikers van andere groepen, die toch op die agenda proberen te komen, een melding te zien dat ze geblokkeerd zijn. Dat bericht kan worden aangepast op de pagina Configureren > Uiterlijk. Het kan bijvoorbeeld handig zijn om daar een link naar de agendalijst plaatsen.

Als de agenda zo is ingesteld dat gebruikers die niet zijn ingelogd wel de agenda mogen bekijken, dan kunnen gebruikers van andere groepen de agenda ook zien. In dat geval kunnen die gebruikers geen wijzigingen maken in die agenda. Op de pagina Wat mogen gebruikers doen vindt u een gedetailleerde uitleg hoe u de toegang van een agenda in kunt stellen.

Gebruikersgroepen verwijderen

Als u een gebruikersgroep verwijdert, dan worden de gebruikers in die groep niet verwijderd uit het systeem. De gebruikers krijgen weer dezelfde toegang als gebruikers die nog niet zijn ingedeeld in een groep. Agenda’s die aan die gebruikersgroep waren toegekend zijn niet meer toegankelijk totdat u ze aan een nieuwe groep heeft toegewezen.

De agendalijst filteren met gebruikersgroepen

Als u een eigen domeinnaam gebruikt, dan toont de URL met alleen die naam een lijst van alle agenda’s en formulieren. Een andere manier om de lijst van agenda’s in een account te tonen is met de URL: www.supersaas.nl/schedule/accountnaam

Op de pagina Toegangsbeheer vindt u een instelling waarmee u kunt kiezen of die URL een lijst laat zien, of dat er naar de eerste agenda op het dashboard moet worden verwezen. Overigens kunt u de volgorde van agenda’s aanpassen op het dashboard door de agenda’s met “klikken & slepen” te verplaatsen.

Naast deze instelling vindt u ook de optie Vraag de gebruiker om eerst in te loggen. Als deze optie wordt aangezet wordt de gebruiker verzocht om in te loggen voordat de lijst zichtbaar is. Het inlogscherm dat de gebruiker daar te zien krijgt, kunt u voorzien van een extra mededeling op de pagina Layout instellingen.

Nadat de gebruiker is ingelogd wordt er alleen nog een lijst met agenda’s getoond waartoe de gebruiker toegang heeft. Als de gebruiker slechts toegang heeft tot één agenda, dan wordt er automatisch doorverwezen naar die agenda. Hiermee is het mogelijk dat u een enkele link op uw site zet voor uw gebruikers en dat ze toch op de pagina terechtkomen die voor hen bedoeld is.

Goedkeuring vereisen voordat een agenda gebruikt kan worden

Als een gebruiker gevraagd wordt om in te loggen en er blijkt geen enkele agenda te zijn waar toegang voor is, dan wordt het blokkeerscherm van de eerste agenda in het account getoond. Aangezien nieuwe gebruikers standaard niet in een groep worden geplaatst kunt u dit proces gebruiken om een melding te tonen aan nieuwe gebruikers dat ze moeten wachten op goedkeuring. Op de pagina Toegangsbeheer vindt u een optie Stuur een mail naar de beheerder waarmee u zichzelf een melding kunt laten sturen als een nieuwe gebruiker zich aanmeldt.

De toegang van superuser inperken

De agenda toegang van superuser inperken

Standaard hebben superusers toegang tot alle agenda’s in een account, onafhankelijk van welke groep ze zijn ingedeeld. Echter, als u een agenda aan een groep hebt toegewezen verschijnt op de tab Toegang ook een optie om de toegang voor superusers te beperken. Als deze optie aanstaat en superusers buiten deze groep bezoeken de agenda, dan worden ze behandeld alsof het gewone gebruikers zijn op die agenda.

Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn om meerdere therapeuten, ieder met een eigen klantengroep, in één SuperSaaS account onder te brengen. In het scenario waarin u een enkele persoon superuser wilt laten zijn voor een enkele agenda, iets wat veel voorkomt, dan hoeft u geen gebruikersgroep aan te maken. In dat geval is er namelijk een aparte optie op de tab Configureren > Toegang om de naam van die gebruiker in te vullen en deze wordt dan voor die agenda superuser.

Toegang tot Gebruikerbeheer inperken voor superusers

Standaard mogen superusers alleen gebruikers van hun eigen groep bekijken en aanpassen en gebruikers die niet aan een groep zijn toegewezen. Ze mogen ook niet de groep waarin een gebruiker zit aanpassen, of een gebruiker veranderen in een superuser. Deze groepsbeperking geldt ook voor hun Dashboardpagina en voor de schermen Importeren en Exporteren.

Onderaan de pagina Toegangsbeheer vindt u de optie Superusers mogen… toegangsniveau aanpassen…. Door deze optie te selecteren kunnen superusers wel de groepen van andere gebruikers aanpassen, onafhankelijk van in welke groep ze zelf geplaatst zijn.

Toegang tot formulieren inperken voor superusers

Standaard mogen superusers alle formulieren inzien en aanpassen. Om te voorkomen dat dit gebeurt, kunt u een formulier beperken tot een specifieke groep op de pagina Configureren > Overzicht van een formulier. Dit verlaagt het functieniveau voor de superuser tot die van een gewone gebruiker als hij toch op de URL voor het formulier komt.

De winkel filteren met gebruikersgroepen

Nadat u een gebruikersgroep heeft aangemaakt verschijnt de optie om producten aan groepen toe te kennen op de pagina Winkelbeheer. Normaal gesproken kan iedere product door iedere gebruiker worden gekocht, maar als een product is toegekend aan één of meer groepen, dan kunnen alleen gebruikers in die groepen het product zien en kopen. Er is maar één type krediet, dus het is niet mogelijk om een aparte soort krediet te maken voor een bepaalde klas of agenda. Maar het is wel mogelijk om te specificeren dat gebruikers alleen bepaalde producten mogen kopen en op een specifieke agenda mogen uitgeven.