In deze handleiding zullen we een reserveringssysteem opzetten voor groepsevenementen, zoals fitnesslessen. U kunt deze instructies bijvoorbeeld ook volgen als u groepsexcursies of zakelijke trainingen biedt. Na het aanmaken van de agenda kunt u daarvoor de benodigde aanpassingen doorvoeren.
We noemen dit agendatype een “capaciteitsagenda”, waarin meerdere personen zich op hetzelfde tijdstip kunnen inschrijven. Als u ons online reserveringssysteem wilt gebruiken voor één specifieke les, sluit de handleiding voor een eenmalig evenement waarschijnlijk beter bij uw wensen aan. Accepteert u daarentegen maar één reservering per tijdstip, dan is de handleiding voor een resource agenda waarschijnlijk meer geschikt.
Aanmelden voor een groepsevenement
Een van de onderscheidende kenmerken van dit agendatype is dat de beheerder handmatig beschikbare openingen met een vooraf bepaalde capaciteit definieert en toevoegt. Bezoekers kunnen alleen afspraken maken in deze vooraf bepaalde openingen, ze kunnen niet buiten de openingen om boeken.
Deze agenda is geschikt voor u, als:
- u meer dan één evenement biedt waar men uit kan kiezen
- men een datum kan kiezen uit een aantal mogelijke data
- uw evenement een aantal onderdelen bevat, die (ook) los kunnen worden geselecteerd
Deze handleiding bevat de volgende toepassingen:
- de agenda gebruiken om groepsevenementen in te plannen
- een locatieveld toevoegen
- betaling ontvangen bij deelnames
U kunt het eindresultaat bekijken op de Voorbeeldagenda voor een fitnessclub. Het is mogelijk om het uiterlijk van de pagina aan te passen, zodat deze aansluit bij uw website. Ook kunt u de SuperSaaS agenda integreren in uw eigen site met onze “widget”. De widget kan uw agenda in een klein frame tonen of een knop naar uw agenda weergeven, zoals hier:
Een agenda opzetten in 5 eenvoudige stappen
De meest efficiënte manier om een SuperSaaS agenda op te zetten is door het herhalen van het proces van inrichten en uitproberen:
Stap Een basisagenda opzetten met begeleiding van de Opstarthulp
Stap De agenda uitproberen
Om uw agenda in de rol van beheerder te gebruiken klikt u op de knop Gebruiken in het menu. Dit menu is alleen zichtbaar als u als beheerder bent ingelogd.
Gewone gebruikers zien dezelfde agenda met minder opties. U kunt de Gebruiken knop ook vinden op de Dashboardpagina. U kunt altijd naar uw Dashboard terugkeren via de menubalk rechtsboven in uw scherm. U kunt de agenda ook toevoegen aan uw favorieten in uw browser.
Wanneer u uw agenda voor het eerst bekijkt, is deze nog leeg. De meeste elementen kunnen nog aangepast worden. U kunt bijvoorbeeld kiezen uit een dag-, week- of maandoverzicht.
Een opening voor een fitnessles aanmaken
Klik in de agenda op het tijdstip waarop u een les wilt inplannen. Er verschijnt nu een venstertje met de titel “Opening toevoegen”. Als het venster op een onhandige plek verschijnt, kunt u deze gemakkelijk via de titelbalk naar een andere plek slepen.
Vul de datum en een beschrijvende titel, zoals “Pilates beginner”, in. In het veld “Omschrijving” kunt u een afbeelding toevoegen en uitleg bieden over de les. U dient hier de link naar de afbeelding in te voeren (deze begint met “https:”), ze moeten dus al beschikbaar zijn online. Ook kunt u de ruimte boven de agenda gebruiken om een meer uitgebreide beschrijving. Er zijn verscheidene opmaakopties via Configureren > Uiterlijk, waaronder het wijzigen van agendakleuren en het toevoegen van afbeeldingen.
Door op het vlakje te klikken dat u zojuist heeft gecreëerd krijgt u een lege les te zien; er zijn nog geen inschrijvingen. De link Deelname toevoegen kunt u gebruiken om zelf deelnames voor anderen toe te voegen, bijvoorbeeld wanneer u telefonisch afspraken aanneemt. Gebruikers zullen hier overigens minder opties zien dan uzelf als beheerder, zo kunnen ze bijvoorbeeld geen nieuwe lessen inplannen.
Een deelname toevoegen
Klik op Deelname toevoegen om een afspraak te maken. Volgens de standaardinstelling vraagt het systeem alleen om een naam. U kunt velden toevoegen en aanpassen via Configureren > Proces. Door op Maak reservering te klikken, wordt de afspraak opgeslagen.
De les toont nu ook “1/3” om aan te geven dat een van de drie beschikbare plaatsen inmiddels is ingenomen.
Het groene vinkje geeft aan dat deze les onze eigen afspraak bevat. Met behulp van het vinkje kunnen uw klanten in een oogopslag zien voor welke lessen ze zich hebben ingeschreven.
Een les wijzigen
Met behulp van de knop Opening wijzigen kunt u de les aanpassen. Als u kenmerken zoals de begintijd aanpast worden alle deelnames verzet naar de nieuwe begintijd.
Stap De instellingen aanpassen
Het configuratiescherm
Klik op Configureren om naar het Configuratiescherm te gaan. Hier vindt u op de tab Overzicht een overzicht van de instellingen. Ook bevat deze pagina de optie de agenda tijdelijk te blokkeren of volledig te verwijderen.
De tab Middelen
Middelen bevat de instellingen die betrekking hebben op de middelen in de agenda. De eerste optie betreft de correcte benaming van het middel, in dit geval “Fitness club”.
De woorden die je kiest in plaats van de standaard terminologie “opening” of “reservering” worden overal in de agenda gebruikt – foutmeldingen, e-mailbevestigingen en hulppagina’s zullen de woorden gebruiken die u hier selecteert.
Capaciteit instellen
Wanneer u een nieuwe les aanmaakt, zal het systeem de standaardcapaciteit gebruiken die u eerder heeft ingesteld, maar u kunt dit bij iedere les aanpassen. Voert u een minteken (−) in, wordt er geen beperking aan het aantal mogelijke deelnemers ingesteld. Voert u “0” in, dan kan niemand zich aanmelden.
Het tweede veld regelt hoeveel deelnames aan één les iemand kan boeken. Door hier een ander cijfer dan 1 in te vullen wordt de gebruikersinterface gewijzigd en verschijnt een tekstveld waar men een aantal in kan vullen als onderdeel van de reservering.
Voor een fitnessles laten we hier 1 staan, maar als u bijvoorbeeld kaarten voor een voorstelling verkoopt, wilt u uw bezoekers wellicht de mogelijkheid bieden om meerdere kaarten tegelijkertijd te kunnen bestellen.
Vervolgens kunt u aangeven hoeveel reserveringen iemand in totaal mag maken voor alle lessen. U kunt ook aangeven of oude reserveringen daarbij ook meetellen. Wanneer het maximale aantal boekingen is bereikt, is het alleen nog mogelijk om bestaande boekingen te wijzigen of te verwijderen. U kunt een afzonderlijke limiet instellen voor het aantal afspraken dat per dag, week of maand geboekt kan worden.
Er zijn twee opties die bepalen of mensen meerdere reserveringen kunnen maken voor dezelfde les, en of zij de capaciteit hiervan kunnen zien. Let wel dat het systeem een bezoeker alleen aan een loginnaam kan herkennen. Dat betekent dat de beperking dat er maar één reservering per persoon gemaakt mag worden, omzeilt kan worden door een tweede loginnaam aan te maken.
Wachtlijstopties
De optie Overboeken betreft de wachtlijst. Zo kunt u instellen wat de agenda doet als een opening de maximale capaciteit bereikt heeft. U heeft de keus om verdere reserveringen te weigeren, alleen zelf bij te mogen boeken, iedereen te laten overboeken, of iemand op de wachtlijst te plaatsen. Voor iedere opening wordt een eigen wachtlijst gecreëerd en er wordt rekening gehouden met de volgorde waarin men op de wachtlijst terecht is gekomen. Als het vakje Plaats automatisch van de wachtlijst als eerdere deelnames geannuleerd worden aangevinkt staat wordt de eerstvolgende wachtende automatisch geplaatst als er een annulering plaatsvindt.
Als iemand meer plaatsen wil boeken dan beschikbaar zijn, wordt deze op de wachtlijst geplaatst tot er voldoende ruimte is. Wanneer iemand annuleert, zal de boeking pas van de wachtlijst afgehaald worden en doorgaan op het moment dat er voldoende ruimte is voor de hele aanvraag. Als beheerder kunt u naar wens mensen van de wachtlijst afhalen, ook als dat tot gevolg heeft dat het groepstotaal over het maximum heen gaat. We zullen laten zien hoe u dit kunt doen.
Een locatie toevoegen
Hier heeft u de mogelijkheid om een extra veld “Locatie” aan een opening toe te voegen. U kunt het locatieveld ook gebruiken om een meeting link aan de les toe te voegen. Als u uw SuperSaaS agenda naar een Outlook- of Google-agenda publiceert wordt de informatie ook daarin naar het bijbehorende locatieveld overgebracht.
Prijs en tijd instellen
Hiermee kunt u een prijs rekenen voor een aanmelding of online betaling toevoegen. De waarde die u invult, is louter een standaardprijs die u bij iedere les kunt aanpassen. Klik op Prijs instellen om geavanceerde prijsregels in te stellen.
Dat u een prijsveld toevoegt betekent niet automatisch dat uw klanten ook direct dienen af te rekenen. U kunt de prijs ter indicatie tonen en uw klanten later af laten rekenen. Onder de documentatiesectie Betaalmethodes vindt u meer informatie over het opstellen van prijsregels en betaalmethodes.
De sectie Tijd biedt de mogelijkheid om een standaardlengte voor openingen in te stellen. Ook kunt u hier de gebruikersinterface voor de tijdsweergave configureren. Als u uw agenda gebruikt om meerdaagse evenementen in te plannen, is het hier handig om alle tijden af te ronden op hele dagen.
Toegang tot de agenda
Het systeem biedt ook verscheidene opties met betrekking tot de toegang tot uw agenda. U kunt uw klanten bijvoorbeeld vragen een login aan te maken of iedereen die de agenda kan zien toestaan zich in te schrijven voor een les. Zie Beheren wie toegang heeft tot de agenda voor meer informatie over toegangsbeheer.
Stap De agenda uitproberen vanuit het perspectief van een bezoeker
Uw gebruikers zullen de knoppen Beheren en Configureren niet zien, en kunnen over het algemeen geen gegevens van andere gebruikers inzien of wijzigen. Om de agenda vanuit het perspectief van een gebruiker te bekijken dient u uit te loggen als beheerder via de menubalk rechtsboven in uw scherm, en daarna terug te keren naar de agenda. U kunt dit proces versnellen door een tweede browser te gebruiken, of een privévenster te openen.
Stap De agenda integreren in uw website
Er zijn enkele manieren om uw agenda te delen:
- Plaats een link of knop op uw website die mensen verwijst naar uw agenda
- Zet een widget op uw site waarmee afspraken gemaakt kunnen worden terwijl mensen op uw site blijven
- Voeg een “Nu Boeken”-knop toe op uw website en/of social-mediakanalen
Meer informatie en instructies vindt u op de documentatiepagina Integreren van de agenda in uw website.
Uiterlijk
Er zijn verschillende mogelijkheden om het uiterlijk van uw agenda aan te passen. Zo kunt u de kleuren aanpassen en afbeeldingen toevoegen. Ook kunt u de ruimte boven de agenda gebruiken om een beschrijving of instructies te delen met uw gebruikers.
Nu u een volledig functionele agenda heeft ingericht, raden we u aan onze aanvullende tips door te nemen om uw agenda zo effectief mogelijk te gebruiken.