Creëer een registratiesysteem voor een eenmalige cupcake workshop

Het juiste agendatype selecteren

Klik op de Nieuwe agenda knop in het menu aan de rechterkant van het Dashboard om de Opstarthulp op te starten.

Als eerste zal de Opstarthulp u de keuze geven tussen de verschillende agendatypes: de “resource agenda”, de “capaciteitsagenda” of de “service agenda”. Aangezien meerdere mensen zich voor dit evenement in kunnen schrijven selecteren we de capaciteitsagenda.

Toegang tot de agenda

In deze eerste stap van het inrichtingsproces bepalen we wie toegang krijgt tot de agenda. In ons voorbeeld selecteren wij geen inlog nodig zodat iedereen met de link naar de agenda een afspraak kan maken, zonder eerst een account aan te maken.

De naam van de agenda

U wordt nu gevraagd de agenda een naam te geven. Het webadres dat de bezoekers van uw agenda zien, wordt gevormd door de combinatie van deze titel en de accountnaam. De naam van de agenda kan later nog gewijzigd worden, let wel dat het webadres van de agenda dan ook zal veranderen. We noemen onze agenda “Cupcake workshop” en klikken op Volgende stap.

Capaciteit bepalen

In de volgende stap bepalen we hoeveel mensen onze workshop kunnen bijwonen. Kies meerdere keren en vul een laag aantal in zodat de opening binnen korte tijd het maximumaantal bereikt en we de wachtlijstfunctionaliteit kunnen uitproberen. U kunt de capaciteit altijd nog wijzigen.

Vink het vakje aan om gebruik te maken van de wachtlijst. Als u het aan het aantal mensen dat zich kan inschrijven liever niet beperkt kunt u ook de optie Onbeperkt of onzeker aanvinken. Stel de standaardlengte in op “4 uur”.

Onderaan de pagina, onder “Kalender” selecteren we de optie Dit is slechts voor één evenement, laat alleen een intekenlijst zien. Door op Voltooien te klikken creëren we een nieuwe, lege agenda die direct online staat. Ga nu naar stap 2 om te testen of de agenda werkt zoals verwacht.

Gewone gebruikers zien dezelfde agenda met minder opties. U kunt de Gebruiken knop ook vinden op de Dashboardpagina. U kunt altijd naar de Dashboardpagina door op de link rechtsboven in uw scherm te klikken. U kunt ook de bookmarkfunctie van uw browser gebruiken om snel naar uw agenda te gaan.

Een opening voor de workshop aanmaken

Maak nu eerst een lege opening aan die de informatie bevat voor de cupcake workshop die we organiseren door op Opening maken te klikken. Er verschijnt nu een popupvenster. Als het venster op een onpraktische plek verschijnt, kunt u deze gemakkelijk via de titelbalk naar een andere plek slepen.

Vul de datum in en voeg een beschrijvende titel toe. In het veld “Omschrijving” kunt u een afbeelding toevoegen door een linkje naar die afbeelding te plaatsen (die met “https:” begint).

U kunt hier ook een uitgebreide omschrijving toevoegen over uw online-evenement.

Het tabblad Overzicht bevat een overzicht van de instellingen die u kunt aanpassen. Ook bevat deze pagina de optie de agenda tijdelijk te blokkeren of volledig te verwijderen.

De Opstarthulp heeft een aantal aannames gedaan om uw agenda op te zetten. Een van die aannames was dat we geen kalenderoverzicht willen vertonen. Als u meerdere evenementen organiseert binnen een agenda wilt u dit overzicht wellicht weer activeren.

Het uiterlijk wijzigen

Op de tab Uiterlijk kunt u instellen welke overzichten toegankelijk zijn voor uw gebruikers.

Kies de optie Verberg kalender als er slechts één opening is om de layout van de agenda te optimaliseren voor een eenmalig evenement. Als u deze uitvinkt zullen de layout van het Beschikbaarheidsoverzicht en de opening zelf veranderen om meerdere evenementen weer te (kunnen) geven.

In de standaard layout kan men de opening aanpassen door eerst op de opening te klikken en vervolgens op “Bewerken” te klikken. In de vereenvoudigde layout kunt u de opening wijzigen op het tabblad Overzicht via Beheren. Voor een eenmalig evenement wilt u de toegang wellicht nog verder vereenvoudigen door alleen het beschikbaarheidsoverzicht en het agenda-overzicht beschikbaar te stellen.

Op deze pagina vindt u ook een veld getiteld Tekst om in de ruimte boven de agenda te tonen. We kunnen hier HTML-tekst, linkjes, en/of afbeeldingen plaatsen, bijvoorbeeld om bezoekers uitleg te geven over de workshop. Klik op Wijzigingen opslaan onderaan de pagina en ga nu naar het tabblad Toegang.

Bepaal wie toegang heeft tot de agenda

Het systeem heeft ook aannames gedaan over wie zich kan aanmelden voor de workshop. U kunt uw bezoekers bijvoorbeeld vragen een login aan te maken of iedereen die de agenda kan zien toestaan zich in te schrijven voor een workshop. Zie Beheren wie toegang heeft tot de agenda voor meer informatie over toegangsbeheer.

Middelen wijzigen

De Middelentab bevat de instellingen die betrekking hebben op de middelen in de agenda. De eerste opties bepalen de correcte benaming van de middelen. Indien u het evenement een nieuwe naam wilt geven, kunt u deze hier wijzigen.

De woorden die u kiest in plaats van de standaard terminologie “reservering” of “afspraak” worden overal in de agenda gebruikt. Foutmeldingen, e-mailbevestigingen en hulppagina’s zullen alle de woorden gebruiken die u hier selecteert. Aangezien we in dit geval een inschrijfsysteem voor een workshop creëren voeren we hier de term “workshop” in. Als u een eigen woord gebruikt om een opening aan te duiden zoals in dit voorbeeld, voer dan de enkelvoudige vorm en de meervoudsvorm in, gescheiden door een komma: “training, trainingen”.

Ook kunnen we de term die gebruikt wordt om een “gebruiker” aan te duiden aanpassen naar bijvoorbeeld “deelnemer”. Deze instelling bevindt zich, omdat een accountbrede instelling is, op een andere pagina: Layout instellingen

Daarna kunt u de capaciteit van de opening instellen. Voer in het eerste veldje de standaard capaciteit in, oftewel hoeveel mensen aan een workshop kunnen deelnemen. Als u evenementen met verschillende capaciteiten organiseert, kunt u het juiste aantal invoeren bij het creëren van u het evenement. Voer het cijfer 0 in als u geen beperking aan het aantal mogelijke deelnemers wilt instellen.

Het tweede veld bepaalt hoeveel plaatsen iemand in één reservering kan boeken. Door hier een ander cijfer dan 1 in te vullen wordt de gebruikersinterface gewijzigd en verschijnt een veldje waar men een aantal in kan vullen als onderdeel van de reservering. Voor onze workshop laten we hier 1 staan, maar als u SuperSaaS bijvoorbeeld gebruikt om kaarten voor een voorstelling te verkopen, wilt u uw bezoekers wellicht de mogelijkheid bieden om meerdere kaarten tegelijkertijd te kunnen bestellen.

Vink tenslotte het vakje aan dat bepaalt of mensen een tweede reservering mogen maken voor hetzelfde evenement. Let wel dat het systeem een bezoeker alleen aan zijn of haar loginnaam kan herkennen. Dit betekent dat de instelling dat er maar één reservering per persoon gemaakt mag worden, omzeilt kan worden door een tweede loginnaam aan te maken.

Wachtlijstopties

Bepaal nu of gebruikers zichzelf op een wachtlijst mogen zetten als een opening de maximale capaciteit bereikt heeft. U heeft de keuze om verdere reserveringen te weigeren, alleen zelf (of als eventuele superuser) bij te mogen boeken, iedereen te laten overboeken, of iemand op de wachtlijst te plaatsen.

Voor iedere opening wordt een eigen wachtlijst gecreëerd en er wordt rekening gehouden met de volgorde waarin men op de wachtlijst terecht is gekomen. Als het vakje Plaats automatisch van de wachtlijst als eerdere deelnames geannuleerd worden aangevinkt staat wordt de eerstvolgende wachtende automatisch geplaatst als er een annulering plaatsvindt.

U kunt de naam van het veld “Aantal” wijzigen naar een beter passende term zoals “Aantal plaatsen” door op “Aanpassen” te klikken op de Procestab.

Als iemand meer plaatsen wil boeken dan beschikbaar wordt deze op de wachtlijst geplaatst tot er voldoende ruimte is. Wanneer iemand annuleert, zal de boeking pas van de wachtlijst afgehaald worden en doorgaan op het moment dat er voldoende ruimte is voor de hele aanvraag.

Als beheerder kunt u naar wens mensen van de wachtlijst afhalen, ook als dat tot gevolg heeft dat het groepstotaal over het maximum heen gaat.

Een locatie toevoegen

Verduidelijk waar het evenement plaatsvindt door een extra veld, “Locatie”, aan een opening toe te voegen. Als u bijvoorbeeld meerdere evenementen organiseert kan deze instelling gebruikt worden om weer te geven waar dit specifieke evenement plaatsvindt. Als u gebruik maakt van het locatieveld verandert de gebruikersinterface ietwat om ruimte te maken voor deze extra informatie. Als u uw agenda synchroniseert, wordt de informatie ook naar het bijbehorende locatieveld overgebracht in uw Outlook, Apple, of Google Agenda.

Een prijs toevoegen

Hiermee kunt u een prijs rekenen voor een aanmelding, of online betaling toevoegen. Klik op prijs instellen om geavanceerde prijsregels in te stellen die de prijs aanpassen op basis van door u ingestelde factoren, zoals een bijgeboekte maaltijd. Dit wordt uitgebreid behandeld onder Betaling toevoegen aan uw agenda.

Een tijd wijzigen

Onder het kopje “Tijd” configureert u een standaardlengte voor openingen. Ook kunt u hier de gebruikersinterface voor de tijdsweergave configureren. Het kan een goed idee zijn om alle tijden af te ronden naar hele dagen als u SuperSaaS gebruikt om meerdaagse evenementen in te plannen.

Elke agenda heeft een eigen webadres, te vinden via Configureren, onder het tabblad Overzicht. De agenda ziet er voor uw gebruikers iets anders uit dan voor uzelf.

Uw gebruikers zullen de knoppen Beheren en Configureren niet zien, en kunnen over het algemeen geen gegevens van andere gebruikers inzien of wijzigen. Om de agenda vanuit het perspectief van een gebruiker te bekijken dient u uit te loggen als beheerder via de menubalk rechtsboven in uw scherm, en daarna terug te keren naar de agenda. U kunt dit proces versnellen door een tweede browser te gebruiken, of een privévenster te openen. Lees hier meer over op de pagina Uw reserveringsproces uitproberen.

Er zijn enkele manieren om uw agenda te delen:

1. Plaats een link of knop op uw website die mensen verwijst naar uw agenda
2. Zet een widget op uw site waarmee afspraken gemaakt kunnen worden terwijl ze op uw site blijven
3. Voeg een ‘Nu Boeken’-knop toe op uw website en/of social-mediakanalen

Meer informatie en instructies vindt u op de documentatiepagina Integreren van de agenda in uw website.

U kunt het uiterlijk inclusief de kleuren van de agenda naar wens aanpassen. Meer informatie hierover vindt u onder De vormgeving van de agenda aanpassen.